Agenda de citas

La agenda de citaciones, es en sí un programa de gestión enlazado con el fichero de clientes, que se utilizará para el control de citaciones de la óptica. Será de gran utilidad si la óptica tiene gabinetes ópticos u oftalmológicos que requieran dar citaciones previas.

Para que la agenda pueda activarse, deberá primero dar de alta en el fichero de "Doctores", Menú general > Ficheros > Doctores, a los mismos, ya que la agenda permite la creación de su propia agenda a cada doctor con su propio horario.

Seleccionaremos en el "combo" de doctores al doctor al cual se va a generar la agenda. Seguidamente aparecerá la ventana de creación de horario, para días laborables, semilaborables y festivos:

Se podrá establecer el horario de trabajo pulsando con el ratón sobre las horas, o bien arrastrando con el ratón y recorriendo este horario. Fíjese que al establecer el horario de trabajo, este cambia de color al amarillo. Esta operación puede realizarse en los tres tipos de días. Una vez definido el horario se grabará en la opción "Aceptar".

Una vez definido el horario de trabajo, podrá igualmente establecer qué días de la semana trabaja. Para ello pulse sobre los días de la semana con el botón derecho del ratón, obteniendo el menú de opciones siguiente:

Con esta opción, puede establecer los días de la semana que trabaja y con lo cual, la agenda lo tendrá en cuenta cuando realice una búsqueda automática de hueco, buscando exclusivamente en el horario y días definidos.

Igualmente, por medio de este menú, podrá establecer días laborables como semifestivos o festivos. Esto se utilizará para anotar permanentemente en la agenda las fiestas locales, autonómicas, etc.

Hay que tener en cuenta, que al cambiar un tipo de día por otro, afectará y quedará reflejado en los años siguientes.

La opción "Inicializar" se utilizará para elimininar los cambios de tipos de días y dejarlos como en un principio.

Dar citas a clientes
Para dar una cita a un cliente, pulsaremos con el ratón, botón izquierdo , sobre la hora que se desee dar la cita , apareciéndonos la ventana de búsqueda de cliente.

Para buscar un cliente, se podrá teclear en nombre del mismo en la ventana "Paciente" y al pulsar la tecla "Tabulación" del teclado, el programa lo buscará, o bien desplegando el "combo" para obtener la lista por pantalla de los clientes. Podrá anotar unas observaciones que indiquen el motivo de la cita.

Para establecer la duración de la cita, que por defecto queda establecida en 10 minutos, deberá pulsar las flechas de la duración: .

Si el cliente no estuviera dado de alta en el fichero de clientes, podrá desde la agenda crear su ficha, para ello pulse la opción "Nuevo Paciente".

Con esta opción, el cliente será dado de alta en el fichero de clientes de la óptica sin tener que abandonar la agenda.

Una vez confeccionada la cita, aparecerán en la agenda las citas de la siguiente forma:

Existe un submenú que permite relizar diversas operaciones con las citas dadas. Para desplegar este menú, deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre la hora apareciendo el submenú de opciones siguiente:

Dependiendo si sobre el día que activamos este submenú, existe o no cita, se activarán unas opciones u otras.

Al seleccionar "Abrir todas las citas" la agenda quedará representada del modo siguiente:

Para volver a "contraer" las citas, se seleccionará la opción "Cerrar todas las citas" del submenú.

La opción "Eliminar cita" eliminará y borrará la cita definitivamente.

La opción "Pasar cita a telefonear" se usará cuando la cita del cliente, por algún motivo, se anule y quede pendiente para darla posteriormente. En este caso, la cita pasa automáticamente a la ventana "Pacientes pendientes de telefonear", en donde quedarán almacenadas para su reubicación posterior.

La información de estas citas pendientes de reubicar, llevan una información completa. Para visualizarla, podremos desplazar a través de la "barra de desplazamiento" toda la información.

También puede "encoger" las columnas para que quepan en la ventana, para lo cual, con el ratón, situándolo sobre las líneas verticales separadoras de las columnas en la cabecera (ver flechita roja),

podrá mover la anchura de cada una de ellas, pulsando el botón izquierdo del ratón cuando aparezcan la flechitas negras:

Para "Reubicar" de nuevo una cita "Pendiente de telefonear" a un día y hora determinados, deberá pinchar con el botón izquierdo del ratón y mantener pinchado, sobre el cliente, aparecerá una flecha y moverá (arrastrará) la flecha hasta la hora del día seleccionado, soltando en este momento la tecla del ratón.

Para "eliminar apunte", es decir, borrar una cita de "Pendientes de telefonear", deberá pulsar sobre la cita elegida con el botón derecho del ratón apareciendo la opción de borrado:

La opción "El paciente está en la clínica" se empleará en un entorno de red local. Cuando en la óptica exista una red local (varios ordenadores unidos en red con el programa), desde uno de ellos, normalmente "recepción" controlará las citas diarias en las diversas agendas.
Mediante el submenú que se obtiene pulsando con el botón derecho del ratón sobre la cita dada,

saldrá la opción para poder señalar, de las citas que tenga, cuáles de ellas están ya presentes en la sala de espera, quedando representada mediante un icono .
Asímismo servirá para "desmarcar" la cita presente, si el paciente se hubiera marchado.
Desde los demás gabinetes, podrá "refrescar" los datos de la agenda y actualizar en su ordenador y monitor la situación de las citas y ver en el momento los pacientes que estén esperando.

Menú principal de la agenda

Cambiar horario.
La opción de cambio de horario permite realizar un cambio de horario de la agenda activa a partir de una fecha o entre dos fechas determinadas, tanto para los días laborables así como semilaborables y festivos. Al seleccionar está opción, se obtendrá la pantalla de horarios, para su modificación.

Buscar citas.
La búsqueda de citas se utilizará para buscar las citas de un determinado paciente entre dos fechas determinadas, con el fín de informarle al mismo o entregarle un impreso con la información de las mismas.
Al seleccionar esta opción, obtendremos la ventana de búsqueda de citas:

En esta ventana, seleccionaremos el paciente, biendesplegando el "combo" o tecleando el nombre del mismo y pulsando después la tecla "tabulación". Establecidas las fechas, realizaremos la operación de la búsqueda mediante la tecla-icono
Aparecerán las citas programadas y mediante la opción se podrán emitir a impresora .

Refrescar agenda.
Esta opción está relacionada con la opción del submenú de la agenda "El paciente está en la clínica", ya que cuando se activa esta opción desde el ordenador central o desde un ordenador terminal en un entorno de red local, la cita queda señalizada mediante un icono que significa que el paciente está presente "paciente sentado".
La opción "El paciente está en la clínica" se empleará en un entorno de red local. Cuando en la óptica exista una red local (varios ordenadores unidos en red con el programa), desde uno de ellos, normalmente "recepción" controlará las citas diarias en las diversas agendas.
Mediante el submenú que se obtiene pulsando con el botón derecho del ratón sobre la cita dada,

saldrá la opción para poder señalar, de las citas que tenga, cuáles de ellas están ya presentes en la sala de espera, quedando representada mediante un icono .
Asímismo servirá para "desmarcar" la cita presente, si el paciente se hubiera marchado.
Desde los demás gabinetes, podrá "refrescar" los datos de la agenda y actualizar en su ordenador y monitor la situación de las citas y ver en el momento los pacientes que estén esperando.

Imprimir citas.
Esta opción servirá para emitir por impresora las citas dadas del día.

Hueco. Búsqueda automática de hueco libre.

Esta opción del menú de la agenda se utilizará para la búsqueda automática de huecos libres de una o más agendas de citaciones.
Al seleccionar esta opción obtendremos la ventana con las condiciones de la búsqueda de huecos automatica

Mediante las opciones podremos establecer la duración de la cita, los días y los meses en donde irán apareciendo la información de los huecos libres que cumplan la condición de la cita.
Una vez seleccionado un hueco, marcándolo mediante el botón izquierdo del ratón , podrá registrarse la cita mediante la tecla-icono "Aceptar" .
Esta opción, permite realizar múltiples citas, por lo que facilita enormemente la gestión de citaciones en la agenda.

Opción "Nuevo" . Esta opción permite al usuario con varios gabinetes y agendas la posibilidad de realizar búsqueda de huecos libres hasta cuatro agendas de forma simultánea. Al seleccionar esta opción se duplicará la ventana de búsqueda, pudiendo seleccionar en ella la agenda de otro doctor, así hasta cuatro agendas en pantalla. Las búsquedas de huecos estarán interrelacionadas e irán apareciendo con las condiciones de búsqueda de una de ellas, los huecos disponibles en las demás.